Gemeente Voorne aan Zee – in gesprek met adviseur Kelly van de Laar
Al een paar jaar ziet de gemeente Voorne aan Zee de kosten in het sociaal domein stijgen, zowel lokaal als landelijk. De verwachting is dat deze kosten de komende jaren nog verder toenemen. In januari 2023 fuseerden Hellevoetsluis, Brielle en Westvoorne tot de gemeente Voorne aan Zee. Met deze fusie achter de rug, bleek het een geschikt moment om te onderzoeken hoe weer grip te krijgen op kosten in het sociaal domein en om het beleid en de processen opnieuw te bekijken.
“In eerste instantie stond ik niet zo te springen om een externe adviseur”
In dit licht stelde de gemeente in september 2023 de bestuursopdracht ‘Een nieuwe balans tussen grip en begrip’ op. Kelly van de Laar, strategisch adviseur bij de gemeente Voorne aan Zee, werd programmamanager van deze opdracht. Ze legt uit: “Het doel was om te begrijpen hoe we de financiën in het sociaal domein beter kunnen beheersen en onze dienstverlening aan inwoners efficiënter kunnen maken. We pakten dit aan vanuit zes deelprojecten, variërend van financiële analyses tot het stroomlijnen van processen. We wilden niet alleen naar één aspect kijken, zoals de financiën, maar juist naar het hele plaatje. Om zo een integraal beeld te krijgen en inzichtelijk te maken aan welke bestuurlijke knoppen we moeten draaien en welke ombuigingsmaatregelen nodig zijn.”
Frisse blik op programmamanagement
Het uitgangspunt van het programma was om zoveel mogelijk met eigen medewerkers te werken, onder andere om continuïteit te behouden. Voor twee van de zes deelprojecten schakelde de gemeente wel externe hulp in. Dit werd Rijnconsult, mede omdat dit adviesbureau al bekend was met de gemeente door hun werk tijdens de fusie in 2023.
Rijnconsult stelde voor om op programmamanagementniveau een adviseur van buitenaf in te zetten, voor een frisse blik en begeleiding van het proces. Zo kwam Jordi de Vreede van Blauw IJs in beeld. “In eerste instantie stond ik niet zo te springen om een externe adviseur, ik zag de meerwaarde er niet zo van in,” legt Kelly uit. “Maar uiteindelijk bleek het heel waardevol om een neutraal en onafhankelijk iemand te hebben om mee te sparren.”
Foto: Kelly van de Laar
Georganiseerde flexibiliteit
De samenwerking tussen Kelly en Jordi kreeg gaandeweg vorm. “We hadden van tevoren een aantal overleggen ingepland, verspreid over een half jaar en gekoppeld aan belangrijke beslismomenten. Maar de details waren nog niet in beton gegoten.”
Kelly vertelt dat de afspraken met Jordi zinvolle sparmomenten waren. “Hij is direct en kan goed spiegelen, op een fijne manier. Hij ziet wat er gebeurt en geeft dat terug, met als doel je vooruit te helpen. In het begin zie je misschien de noodzaak niet, maar het is juist nuttig om iemand van buitenaf te hebben die met je meedenkt en je adviezen aanscherpt.”
Volgens Kelly leverde Jordi ook een toegevoegde waarde als procesbegeleider. “We hadden van tevoren niet bedacht hoe belangrijk dit zou zijn, maar we ontdekten al snel dat het niet alleen om de voortgang van de deelprojecten ging. Het draaide juist ook om de verbinding tussen die projecten en de samenwerking tussen de projectleiders. Daarom besloten we hierop te sturen in projectoverleggen. Waar raakt jouw project dat van mij? Waar liggen de onderlinge afhankelijkheden? Jordi speelde hier een grote rol in. Samen organiseerden we deze bijeenkomsten. Hij hielp met de voorbereiding, het kiezen van de juiste werkvorm en het coachen van de projectleiders, voor wie dit vaak hun eerste projectmanagersrol was.”
Terug naar de essentie
Jordi droeg ook bij aan het eindrapport van het programma. “Ik schreef de inhoud en Jordi hielp me met de structuur. De opdracht was complex, met veel informatie die we moesten terugbrengen tot de kern, want niemand leest een dik boekwerk,” legt Kelly uit. “De inhoudelijke kennis zat bij mij, niet bij Jordi. Maar hij bleek uitstekend in staat om me te helpen de essentie te vinden, de informatie te ordenen en scherpte aan te brengen. Hij stelde de juiste vragen, zoals: ‘Als je dit zegt, bedoel je dan dat?’ Dat werkte verhelderend.”
Kelly waardeert hoe Jordi anderen aanmoedigt om te groeien zonder zelf per se op de voorgrond te willen treden. “Hij moedigt mensen aan om hun eigen oplossingen te vinden en verantwoordelijkheid te nemen. Ik zag dit ook terug in de manier waarop hij de projectleiders ondersteunde. Zijn begeleiding maakte hen zelfverzekerder, initiatiefrijker en gaf hen meer vertrouwen in hun eigen capaciteiten.”
Systematische aanpak en breed georiënteerd
Daarnaast benoemt ze Jordi’s gestructureerde aanpak en brede kennis als pluspunt: “Hoewel hij bij ons geen inhoudelijk adviseur was, maar meer op advisering van programmamanagement zat, weet hij toch veel van het sociaal domein. Hij stelt kritische vragen, doorziet de processen en werkt overzichtelijk en systematisch. Zijn kennis van programma- en projectmanagement, gecombineerd met zijn jarenlange ervaring in de gemeentewereld, maken hem waardevol. Niet alleen voor de ontwikkeling van organisaties als geheel, maar ook voor de persoonlijke groei van individuele medewerkers.”
Ook aan de slag met organisatieontwikkeling?
Neem contact op