De Goede Woning – in gesprek met opgavemanager Sara Haas
(Ge)woon #GOEDE dienstverlening’ is een van de speerpunten uit het ondernemingsplan van De Goede Woning in Apeldoorn. Vanuit het idee dat samenwerking kracht biedt en leerkansen met zich meebrengt, wilde de woningcorporatie begin 2023 een ketensamenwerking aangaan voor het reparatie- en mutatieonderhoud van hun huurwoningen. Het plan was om drie aannemers te selecteren, elk verantwoordelijk voor een deel van het onderhoud. De woningcorporatie was al bekend met ketensamenwerking voor gepland onderhoud, maar een dergelijke samenwerking voor het dagelijkse reparatie- en mutatieonderhoud was er nog niet.
Om op een zorgvuldige, objectieve en transparante manier drie ketenpartners te selecteren, schakelde De Goede Woning de hulp van Blauw IJs Organisatieontwikkeling in. Blauw IJs ondersteunde bij het selecteren van de juiste aannemers en begeleidde het hele proces daarnaartoe.
“Blauw IJs heeft ons echt geholpen om de selectie van de ketenpartners eerlijk, nauwkeurig en open te laten verlopen”
Sara Haas van De Goede Woning leidde dit project. Ze vertelt: “Ons doel was om drie betrouwbare aannemers te vinden waarmee we langdurig konden samenwerken. Het selecteren van de juiste partijen voor zo’n ketensamenwerking moet zorgvuldig gebeuren. We zochten aannemers die niet alleen goed werk leveren, maar ook openstaan voor een onderlinge nauwe samenwerking en elkaar versterken in een opwaartse ontwikkeling. Zo willen we de kwaliteit van onze dienstverlening verbeteren en onze huurders laten profiteren van de samenwerking.”
Vanuit Blauw IJs waren Jordi de Vreede en Frank Engelbart bij het project betrokken. Jordi nam het voortouw in het proces, terwijl Frank zich richtte op de inhoud. Sara licht toe: “Jordi was de procesbegeleider en zorgde ervoor dat alles gestroomlijnd verliep, met de neuzen dezelfde kant op. Frank heeft veel ervaring met ketensamenwerking, ook in de woningcorporatiesector. Hij was onze ketenspecialist en keek inhoudelijk naar het grotere plaatje en hoe we een win-winsituatie konden bereiken voor alle betrokken partijen.”
Bij de selectie waren medewerkers van verschillende afdelingen uit de organisatie betrokken. “Het was belangrijk om een diverse groep te hebben, zodat de selectie van de ketenpartners breed gedragen zou worden en mensen vanuit verschillende invalshoeken konden meedenken. Meerdere functiegebieden waren vertegenwoordigd, zoals financiën, verhuur en techniek,” legt Sara uit.
Foto: Sara Haas
Spoedcursus ketensamenwerking
Het selectieteam volgde onder leiding van Blauw IJs een spoedcursus over ketensamenwerking. Sara vertelt hierover: “We wilden beter begrijpen wat ketensamenwerking is en waarom het voor ons en onze huurders zo belangrijk kan zijn.”
Ook voerde Blauw IJs een ‘keten maturity scan’ uit om te kijken hoever De Goede Woning al was in ketensamenwerking. Hiervoor werd het team van Blauw IJs versterkt met Marcel Noordhuis, die deze scan specifiek voor ketensamenwerking ontwikkelde. “Zo’n scan geeft je een duidelijk beeld van waar je als organisatie staat met ketensamenwerking, hoe volwassen je daarin bent en waar je nog kunt groeien,” voegt Sara toe.
Daarna was het tijd voor de uitvraag. Blauw IJs hielp bij deskresearch en het opstellen van de vragenlijst. “Het was belangrijk om goed te bepalen welke aannemers we gingen benaderen en waarom. Wat verwachten wij precies van de partijen die we aanschrijven en hoe formuleren we dit? Jordi heeft ons hierbij intensief begeleid,” vertelt Sara.
Zorgvuldige selectie
De Goede Woning benaderde zo’n 13 aannemers, waarvan 10 een schriftelijke inzending indienden met hun aanpak en visie op ketensamenwerking. Vervolgens werden zes aannemers geselecteerd die werden uitgenodigd voor een pitchdag op het kantoor van De Goede Woning. Sara licht toe: “Om de inzendingen goed en op uniforme wijze te kunnen beoordelen, hadden we duidelijke richtlijnen nodig. Daar heeft Blauw IJs ons bij geholpen.”
Tijdens de pitchdag maakte De Goede Woning kennis met zes aannemers. Jordi en Frank speelden een belangrijke rol in de aanloop naar de pitch, op de dag zelf en bij het evalueren van de deelnemende partijen achteraf. Sara verduidelijkt: “We hebben de pitchdag samen met Jordi en Frank grondig voorbereid. Welke vragen moeten we aan de aannemers stellen? Op welke punten gaan we ze aan de tand voelen? Maar ook: hoe zetten ze de huurder centraal? We hebben niet alleen gelet op de kwaliteit van hun werk, maar ook op hun bereidheid om samen te werken met andere aannemers. Ook de ontwikkelpunten die uit de ‘keten maturity scan’ naar voren kwamen, kregen hier een mooie plek. We hebben al deze zaken uitvoerig uitgewerkt met Frank en Jordi, zodat het proces efficiënt verliep en we achteraf een objectieve beoordeling konden maken.”
Uiteindelijk zijn drie ketensamenwerkingspartners gekozen. “We hebben drie hele verschillende aannemers gevonden die elkaar goed aanvullen, bereid zijn om samen te werken en de huurder centraal stellen,” aldus Sara.
Professionals die weten waar ze het over hebben
Sara kijkt terug op een leerzaam en prettig samenwerkingsproces. “Blauw IJs heeft ons echt geholpen om de selectie van de ketenpartners eerlijk, nauwkeurig en open te laten verlopen. De kennis van Frank over ketensamenwerking bleek enorm waardevol. En Jordi heeft het hele proces goed begeleid, waardoor alles vlot verliep. Het zijn professionals die weten waar ze het over hebben.” Ze voegt toe: “Blauw IJs zou ketensamenwerkingsbegeleiding als dienst kunnen aanbieden aan andere partijen die ketensamenwerking overwegen. Ik denk dat veel woningcorporaties baat kunnen hebben bij hun expertise.”
Ook aan de slag met organisatieontwikkeling?
Neem contact op